Note de frais en ligne

Notre de frais en ligne, une solution facile et pratique :

À l’ère de la mobilité, les déplacements professionnels et indemnités kilométriques sont devenus courants dans la gestion quotidienne des entreprises ou des associations. Nombreuses sont celles qui consacrent encore beaucoup de temps et d’énergie à la gestion des déplacements et des notes de frais. Cette tâche répétitive et chronophage est pourtant nécessaire car chaque justificatif doit être produit à l’occasion de contrôles de l’Urssaf ou par l’administration fiscale.

Le respect de ces exigences est impératif car l’Urssaf utilise ces reçus pour vérifier la cohérence entre les remboursements de frais et les dépenses exonérées de cotisations sociales. Par ailleurs, l’administration fiscale exploite ces données pour valider la déductibilité des charges et la TVA récupérée par l’entreprise (article A102 B-2 du Livre des Procédures fiscales entré en vigueur le 31 mars 2017).

 

 

Il est donc indispensable d’optimiser et de fluidifier cette tâche, dont l’enjeu de la dématérialisation des notes de frais est, in finé, de satisfaire aux exigences de ces deux administrations (Le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016). En effet, vous devez être en mesure de prouver que le justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original.

 

Les besoins des entreprises et associations

Afin d’éviter un redressement fiscal en cas de non-respect de vos obligations administratives et en cas de contrôle Ursaff, mais aussi d’éviter la perte des justificatifs de vos frais ainsi que ceux de vos salariés, il est indispensable de vous munir d’un logiciel adapté afin de répondre aux exigences réglementaires, tant pour sur le volet fiscal que sur le social.

Gérer et administrer le suivi des dépenses de votre structure et de vos salariés sur un logiciel et une application mobile qui soient sécurisés et opérant de nombreux contrôles : TVA, barème d’indemnités kilométriques, état de restitution standardisé…

Au-delà de vos obligations, la mobilité, la simplicité d’usage, la sécurité font partie des critères de choix d’une solution efficace et complète.

Une meilleure gestion des notes de frais représente un gain de temps et de transparence pour l’entreprise ou l’association. Les risques d’erreurs sont limités, et le lien avec l’expert-comptable est facilité.

 

Note de frais en ligne avec AlterEthic

Le cabinet d’expertise-comptable AlterEthic, partenaire de confiance, a sélectionné et vous propose, le logiciel en ligne « Note de frais web ». Une solution Web pour gérer facilement vos notes de frais et vos indemnités de déplacement.

Gagnez du temps dans la saisie de vos notes de frais, laissez vos tableurs EXCEL® au profit d’un logiciel fiable, sécurisé et 100 % mobile.

Une simple photographie de votre justificatif de note de frais sur votre mobile permet à l’application de de reconnaître les caractères et d’imputer automatiquement les frais dans le logiciel accessible également depuis l’espace client.

 

Vidéo Note de frais web Saisie intuitive SupervisionFiche produit

Pour plus d’information ou une démonstration veuillez prendre contact avec votre responsable de dossier AlterEthic

Une formation d’une demi-journée prise en charge par le CPF est possible pour ceux souhaitant approfondir et optimiser son utilisation.

 

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